Recentemente ho dato un’occhiata a soluzioni gratuite, oppure open source in php, per il lavoro in team / collaborazione, gestione progetti (“project management“), e gestione delle relazioni con i “clienti” (CRM).
Se vuoi vedere subito le cose più interessanti.. vai in fondo all’articolo!
Senza entrare nei dettagli delle definizioni, se le relazioni tra groupware e project management sono ampie ed evidenti, un po’ meno lo sono con il crm. Recentemente però sono nati diversi software che collegano in diverso modo le due cose. Se tradizionalmente i settori sono abbastanza separati (sales e project) ci sono anche ovvi vantaggi dell’integrazione, soprattutto per piccole realtà. Può essere utile usare software diversi per i progetti e il crm, ma nella ricerca ho prestato attenzione particolare a quelli che integrano in vario modo le due cose.
Ecco quindi una veloce e personalissima carrellata di quanto di meglio è disponibile oggi, anche gratuitamente, nelle suddette categorie. Senza pretesa di farne una recensione, o dare giudizi definitivi: sono le mie impressioni pure e semplici, in seguito ad una breve ricerca personale basata su criteri e necessità particolari. Non ho preso in considerazione software di ottimo livello e molto diffusi per semplici fattori legati alle impressioni iniziali, o a limiti nel mio caso eccessivi nella versione gratuita.
Partiamo da quelli open source e più specializzati.
SugarCRM
IL crm open suource in php (nota bene: la versione commerciale ha più funzioni e plugin). Completo e potente, ma anche alquanto pesante e farraginoso. Ho fatto fatica ad installarlo (alcuni errori non documentati), e qualche problema nell’installare il pacchetto della lingua italiana. non ho approfondito più di tanto perché è apparso presto eccessivo per le mie esigenze del momento e, nella versione open, non ha soluzioni “pronte” per l’integrazione di strumenti di project management. Probabilmente è utile usare una versione hosted, ma diventa presto costosa e credo non valga la pena per organizzazioni di piccole dimensioni.
OpenAtrium
Cambiamo decisamente genere: un software di collaborazione open source basato su drupal. Buono per mettere in piedi una intranet con funzionalità comuni in brevissimo tempo. Permette di creare diervsi workspace, ciascuno con i suoi utenti, calendari, cose da fare, “blog”.. Facile da installare sul proprio server, parziale traduzione in italiano. Con il vantaggio di essere open source – per gli sviluppatori che hanno esperienza con drupal è un’ottima alternativa. Niente di trascendentale, ma fa il suo lavoro. Non ha strumetni specifici di crm.
Web based Software as a Service (SaaS):
Zoho
Zoho CRM e Zoho Project sono parte di una notevole suite di programmi (che include Calendar, Writer, Docs e altre cose che sembrano fatte apposta per far concorrenza a Google Apps). Mi sembrano ben fatti, l’unico neo nella mia particolare ricerca erano le condizioni del piano gratuito, molto restrittive. Anche le integrazioni tra le diverse applicazioni mi pare siano disponibili solo nei piani a pagamento, che possono diventare abbastanza costosi al crescere del numero di utenti. In ogni caso, da tenere presente (sopratutto il crm). Ha il vantaggio della traduzione (non impeccabile) in italiano abbastanza completa.
Menzioni veloci:
Plan.io (redmine): interessante, e sembra abbastanza diffuso, ma.. semplicemente non mi ha colpito di primo acchito. Probabilmente sbaglio. Sembra ben fatto e con un buon compromesso di semplicità e varietà delle funzioni (coniuga elementi di project management e crm). Ora c’è anche l’italiano.
Come per zoho, probabilmente il limite principale è il piano gratutio (che permette solo 1 progetto e 2 utenti)
Lighthouseapp. [PM] Ottimo. Gratuito per progetti open source. Con estensioni per dialogare con github.. Non a caso è il bugtracking / project management di Cakephp. Non lo valuto semplicemente perché.. lo usavo già. E forse appare troppo “tecnico”. Anche se alla fine lo uso più come pianificatore delle funzionalità da aggiungere che come sistema di bugtracking, quindi potrebbe andare bene anche per progetti non legati allo sviluppo di software (ammesso che la licenza lo permetta.. devo verificare)
37 signal, i secchioni (quelli di basecamp ed altre app di grande successo, del libro “Get real” -ne parleremo su questo blog- e soprattutto di Ruby on Rails, il framework che ha avuto un grande impatto sullo sviluppo web delgi ultimi anni ed a cui cakephp deve molto). Non li ho provati per un unico motivo: sono costosi. I piani gratuiti sono poco più di una trial, dati i limiti.
Ok, fin qua siamo rimasti abbastanza nei “classici”, anche se rivisitati e di notevole qualità e facilità d’uso.
Passiamo ora ai software che si distinguono maggiormente per fonzionalità ed innovazione.
Nella mia personalissima classifica, si piazzano sul podio.. (espressione quanto mai azzeccata..)
3) Grafire
Bello! Semplicità ed immediatezza sono le parole chiave. Interfaccia molto pulita e funzionale, con quel tanto di ajax che basta. E’ un prodotto che fa una scelta, e la mantiene: si rivolge in particolare al singolo libero professionista, integrando elementi di project management e crm. Per far ciò, offre una serie di strumenti abbastanza limitata per quanto riguarda la quantità ma molto ben fatta, e includendo tutto l’essenziale che può servire ad un singolo professionista. Calendario, progetti, cose da fare, clienti, files, messaggi, un “client portal” per l’accesso riservato dei clienti limitato alle “loro” cose, addirittura un time tracking integrato ed una gestione delle fatture. Il piano gratuito poi è piuttosto generoso, può essere adatto a molti. Peccato che (è il motivo per cui nel mio caso è solo terzo) sia solo in inglese e pensato per USA/Canada, cosa che ne limita molto le possibilità nel nostro paese (in particolare nelle fatture e nelle funzioni per i clienti).
2) Rule.fm
Completo ma abbastanza semplice da usare. Ha tutti gli strumenti utili per il project management e il crm, ben integrati. Il piano gratuito è limitato a 10 utenti (non male). Interfaccia molto buona, forse non la migliore in assoluto ma svolge egregiamente il suo lavoro. In sintesi, ottimo per piccoli team anche abbastanza esigenti. Peccato che manchi l’italiano. Comunque, da provare.
E sul primo gradino del podio..
1) Podio
In una parola: Flessibilità.
In questo caso non risparmio i complimenti.
Passa per il “Facebook del project management” ed in effetti strizza l’occhio al più famoso social netwok già dalla grafica, dal design e da elementi come la bacheca (che però c’è, simile, anche in altri software sopra menzionati) e la condivisione di link, stato o allegati, fino all’interfaccia semplice e fluida ed all’esperienza d’uso in generale.
Anche qui il lavoro è organizzato in spazi (workspace), relativi a singoli progetti o contesti. Ciascun workspace ha tutti gli strumenti di base (calendario, cose da fare, utenti – clienti/colleghi, contatti, messaggi..) il tutto realizzato ed integrato benissimo. Già questo basterebbe a garantirgli un posto sul.. podio, ma quello che lo rende veramente unico sono le app. Si, le app. Non ci credi? Guarda qui.
Con pochi click è possibile personalizzare ogni singolo workspace a seconda delle esigenze, “installando” singole app o pacchetti pronti.
Gestione progetti, ciclo di prodotto, gestione sviluppo software, vendite e crm completo, organizzazione eventi, pratiche legali, “The happy pack” (“Promote happiness, motivation and energy at work”).. c’è di tutto.
Ad esempio, il pacchetto Web App Development (uno a caso 🙂 ) contiene strumenti orientati allo sviluppo web da parte di un piccolo team con modalità agile. Event Management offre invece quello che serve per gestire l’organizzazione di un evento (luoghi, fornitori, relatori, invitati..). E così via.
Ovviamente -anche se è probabile trovare un pacchetto che fa al caso nostro, è anche possibile “installare” singole app a scelta. Insomma, uno potrebbe gestirci dalle questioni familiari come la lista della spesa e gli appuntamenti dal dentista a diverse aziende che operano in campi diversissimi, scegliendo in ogni workspace gli struemnti più adatti.
L’unico svantaggio rispetto ad altri software è probabilmente che, data l’enorme varietà, la curva di apprendimento sia un po’ più ardua da affrontare, e -soprattutto all’inizio- si avrà sempre il dubbio di avere scelto il pacchetto / il gruppo di app più adatto al singolo progetto. Ma certamente ne vale la pena.
E’ gratuito per gruppi fino a 5 impiegati e 5 collaboratori esterni.
Prima che finissi questo articolo mi è arrivata una gradita email, che fa cadere l’ultimo dubbio – che comincia così:
Credo che per ora la traduzione riguardi solo l’interfaccia base, vedremo se verranno tradotte anche tutte le app.
Ah, e c’è pure l’app per iPad/iPhone e Android.
Cosa aspetti? Provalo!